Pentru a acoperi aceasta eventualitate, deputatii pot primi rambursari dintr-o indemnizatie anuala de calatorie fixa pentru cheltuielile de calatorie, cazare si alte cheltuieli aferente ale acestora. Rambursarea se face pe baza tarifului aerian sau a tarifului feroviar real, dupa prezentarea tichetelor de calatorie relevante si a documentelor justificative necesare. Indemnizatia este de maximum 4.243 de euro.
O alta indemnizatie este cea zilnica, numita si indemnizatie de sedere. PE plateste o indemnizatie forfetara de 304 euro pentru a acoperi cazarea si costurile adiacente pentru fiecare zi in care eurodeputatul este prezent in zilele de activitate oficiala, cu conditia sa semneze registrul de prezenta. Aceasta indemnizatie acopera facturile de hotel, mesele si toate celelalte cheltuieli implicate. In zilele in care are loc votul in sedinta plenara, aceasta indemnizatie este redusa la jumatate daca europarlamentarii lipsesc la mai mult de jumatate dintre voturile prin apel nominal, chiar daca sunt prezenti.
Din aceasta diurna ei trebuie sa-si asigure cazarea si masa, dar nu sunt obligati sa justifice modul de cheltuire.
Sistemul PE este flexibil, permitandu-le eurodeputatilor sa opteze singuri pentru cazarea in apartamente inchiriate sau la hotel si pentru nivelul de confort pe care il considera necesar. Desi suma care revine din diurna poate ajunge la peste 4.000 de euro pe luna, o suma mai mult decat suficienta la prima vedere pentru cazare si masa chiar si la preturile din Bruxelles si Strasbourg, sistemul de decontare este totusi conditionat strict la prezenta.
Banii pentru cazare si masa nu sunt pusi la dispozitia eurodeputatilor in avans, ci decontati ulterior, dupa verificarea situatiilor de prezenta.
Majoritatea eurodeputatilor opteaza pentru inchirierea unui apartament in Bruxelles, unde PE are activitate 2-3 saptamani pe luna, iar pentru cele 3-4 zile pe luna cand activitatea se desfasoara la Strasbourg se orienteaza spre hotelurile din zona.
Inchirierea unui apartament cu doua camere la Bruxelles variaza, in functie de zona si confort, intre 800 si 1.200 de euro, in timp ce pentru o locuinta centrala si confortabila, cu trei camere, preturile incep de la 1.400-1.500 de euro.
Hotelierii din Strasbourg incearca sa profite de pe urma cererii care fluctueaza in functie de activitatea PE, o camera pe noapte la 3-4 stele putand ajunge si la 200-250 de euro.
Datorita faptului ca diurna nu trebuie justificata, combinatiile private la care pot recurge eurodeputatii pentru a face economii la cazare sunt numeroase.
